Innovación

Kanban, una metodología ágil para la gestión de equipos

Kanban

El día a día de cualquier oficina es un ir y venir de llamadas, emails, reuniones e imprevistos urgentes, entre los que tenemos que hacer nuestro trabajo.  Para que esto no se convierta en un caos, existen metodologías que facilitan la gestión del tiempo y de los equipos. En Valoriza Servicios Ambientales utilizamos Kanban y esta es nuestra experiencia.

Por Mariola Terciado

Se tiene una  sensación generalizada de que falta tiempo y parece que las circunstancias no van a cambiar. Por eso hay que mejorar los procesos de trabajo, haciéndolos más eficientes y eficaces, ayudándose de métodos innovadores de gestión de equipos que permitan hacer buen trabajo, a tiempo y gestionando imprevistos.

En esto se trabaja desde el departamento de Optimización, Mejora e Innovación de Valoriza Servicios Medioambientales, donde se cree que la innovación puede estar en todas partes, también en la gestión del día a día, un campo con un potencial tremendo para mejorar.

Funcionamiento de Kanban

Kanban es una metodología ágil de gestión de trabajo que nació como parte del método Lean Manufacturing de Toyota, para controlar y sincronizar la fabricación de los componentes. Pero pronto se independizó de las fábricas y se convirtió en una herramienta de gestión de tareas genérica, que se fundamenta en 4 principios básicos:

  1. Visibilizar el trabajo.
  2. Limitar el trabajo en curso.
  3. Gestionar el flujo de trabajo.
  4. Mejora continua.

Para ilustrar estos puntos, se explicará la metodología de trabajo interna que se tiene en el Departamento de Optimización, Mejora e Innovación de Valoriza Servicios Medioambientales, donde se ha implementado Kanban con el objetivo de hacernos la vida más fácil y permitirnos llevar un mejor control de todo lo que hacemos.

Con esta intención, se realizan reuniones semanales de estatus, en las que cada uno actualiza la situación de sus tareas, de forma que el equipo esté informado de todas las labores, facilitando, además, la colaboración y el equilibrio de las cargas de trabajo, en función de la demanda puntual de cada momento. Esto hace que la productividad aumente significativamente, porque comprometerse públicamente a terminar algo para la semana siguiente tiene un efecto motivador poderosísimo.

Pero vayamos paso por paso explicando cada principio de Kanban.

Visibilizar el trabajo

El epicentro de esta metodología es el “Kanban Board”. Un espacio en el que se colocan las tareas y se distribuyen según el grado de ejecución, dividiéndolas en tres sencillos estados: To Do (Tareas pendientes); Doing (Tareas en curso); y Done (Tareas terminadas). A partir de ahí, se puede aumentar la complejidad de las divisiones, en función de la naturaleza de cada proyecto.

En VSM, por ejemplo, se utiliza un tablero físico donde, semanalmente, cada uno coloca sus tareas con notas adhesivas, según el color asignado a cada miembro, permitiendo distinguir de un vistazo qué tareas corresponden a unos y a otros.

Kanban Board

Limitar el trabajo en curso

Una de las consecuencias inmediatas de esta visibilización es que las tareas ocupan espacio y, cuando el tablón está lleno, no se pueden añadir más. Esta limitación física obliga a gestionar el trabajo de modo que haya que terminar o posponer lo que está en curso antes de que se pueda empezar algo nuevo.

Gestionar el flujo de trabajo

La visibilización también facilita enormemente la gestión del flujo de trabajo, ya que la limitación del que hay en curso es el primer paso para ordenar la entrada de otras tareas. Eso sí, primero es necesario establecer la priorización de tareas pendientes para alimentar las que están llevándose a cabo; la definición de “tarea completada” para garantizar el cumplimiento de las mismas; y la gestión de imprevistos que permita relegar labores en función de las urgentes de último minuto.

Mejora continua

Una vez que se establece el procedimiento básico comienza la etapa de mejora continua. La mayor virtud del Kanban es su flexibilidad y capacidad para adaptarse a la forma de trabajar de cualquier equipo, aunque para eso es necesario que éste lo ajuste según sus particularidades.

Siguiendo todo este proceso se lleva más de seis meses en Valoriza Servicios Medioambientales y se han visto beneficios desde el primer día. Ahora el trabajo es visible, lo que facilita, además del conocimiento de los flujos de cada uno, la coordinación, la comunicación y la solución transversal de problemas e imprevistos como un equipo.

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